Rendre l’information accessible par tous les salariés et depuis n’importe où.
Masternaut est le leader européen des services géolocalisés. PME comptant plus de 200 salariés et implantée sur quatre sites, l’entreprise a implanté un système de Gestion Electronique de Document (GED) afin de centraliser des documents de références et permettre un suivi de dossier sur ses différents sites, sans pour autant négliger les problématique de sécurité.

La démarche utilisée

Lorsqu’une GED est bien utilisée, cela permet d’améliorer considérablement la qualité de service et la circulation de l’information au sein de l’entreprise.
"Mais attention de ne pas tomber dans le piège de la technique car ce type de projet est avant tout humain", témoigne Frédéric Brière, le responsable qualité de Masternaut.
Avant d’installer une GED, l’essentiel des documents circulent par e-mail et chacun les stocke sur son ordinateur individuel. Cela génère des problèmes de doublons et des problèmes de qualité. Aussi pour réussir l’implantation de ce type de projet, il faut changer les habitudes.
L’enjeu est donc de réussir à développer une culture du partage  et de la collaboration alors que le système de l’ordinateur individuel favorise davantage la rétention d’information.
C’est pourquoi il est fortement conseillé de commencer par une consultation permettant d’identifier les besoins, puis de former les personnes.
"Chez Masternaut, notre parti pris a été de créer deux profils d’utilisateurs. Des rédacteurs qui publient les documents de référence et des lecteurs qui peuvent les consulter et les télécharger."

Au bout de 6 mois, ce système a satisfait tous les salariés car il leur évite notamment de perdre du temps à rechercher des documents égarés.

La solution choisie

La solution choisie est M-Files.
M-Files permet notamment de personnaliser l’accès à l’information en fonction des besoins de chaque service. Elle évite la multiplication des versions et gère un historique de chaque document. Enfin, elle s’intègre parfaitement dans un environnement Windows. Ainsi on peut en quelques clics sauvegarder ses documents directement dans la GED.
M-Files est conçu pour s'intégrer totalement à l'explorateur windows afin de ne pas changer les habitudes des opérationnels. Il permet de recherche en un clic un document électronique, de travailler en mode collaboratif et de posséder des versions des documents au fur et à mesure de leurs modifications.